Çod Çalışma Grupları Kuruluş Ve İşleyiş Yönergesi

ÇOCUK ORTOPEDİSİ DERNEĞİ (ÇOD) ÇALIŞMA GRUPLARI KURULUŞ VE İŞLEYİŞ YÖNERGESİ

MADDE 1: AMAÇ VE KAPSAM
Bu yönerge, Çocuk Ortopedisi alanında oluşturulacak çalışma gruplarının belirlenmesi
ve çalışma prensiplerinin oluşturulması amacıyla hazırlanmıştır. Çalışma gruplarının
amacı, Türkiye genelinde çalışan ve konularında uzman hekimleri bir araya getirerek
çocuk ortopedisi eğitimi üzerindeki düşüncelerinden faydalanmaktır. Ayrıca kongre ve
bilimsel toplantıların düzenlenmesinde, bilimsel proje ve çalışmaların planlanmasında
Çocuk Ortopedisi Derneği’ne (ÇOD) destek sağlamaktır.
MADDE 2: YETKİ VE DAYANAK
• Bu yönerge, ÇOD yönetim kurulu tarafından salt çoğunluk sağlanıp kabul
edildikten sonra yürürlüğe girer.
• Gerekli durumlarda yönetim kurulunda salt çoğunluk sağlanması şartıyla
içeriğinde değişiklik yapılabilir.
• ÇOD yönetim kurulu; çalışma gruplarını, çalışma başlıklarını, her grubun çalışma
süresini ve başlangıç/bitiş tarihlerini belirler.
• Gerekli durumlarda süre uzatma yapılabilir.
• Grupların belirlenmesi, yeni grupların oluşturulması ve bir grubun sonlandırılması
konusunda ÇOD yönetim kurulu tam yetki ve sorumluluğa sahiptir.
• ÇOD yönetim kurulu, tüzüğe, yönergeye veya etiğe aykırı; dernek amaçlarıyla
çelişen faaliyette bulundukları tespit edildiğinde, yönetim kurulu üye tam
sayısının nitelikli çoğunluğunun kararı ile denetim veya etik kurullarından
inceleme talep edebilir. Yönetim Kurulu, anılan kurul kararlarını da dikkate alarak
çalışma grubu yönetiminin tamamını veya bir kısmını görevden alabilir.
MADDE 3: GRUP YÖNETİMİ, SEÇİMİ VE GÖREV SÜRESİ
• Çalışma gruplarının yöneticilerinin Çocuk Ortopedisi Derneği’nin aktif üyesi
olması gerekir.
• Bu üyeler, dernek yönetim kurulu tarafından, gönüllülük usulüyle başvuran
dernek üyeleri arasından klinik ve akademik açıdan deneyim ve mesleki
çalışmaları göz önünde bulundurularak seçilir. (Yönetici, yönetim kurulunun oy
çokluğu kararı ile atanır).
• Çalışma grubu yöneticisinin süresi 2 (iki) yıldır. Bu süre ÇOD yönetim kurulu
tarafından en fazla bir kez uzatılabilir.
• Çalışma grubu yöneticisi, ÇOD yönetim kurulunun görev süresinin bitmesini
müteakip 6 (altı) ay içinde görevini sonlandırmalıdır.
• Çalışma grubu süresi bitmeden yöneticinin süresi dolarsa veya yönetici süresi
dolmadan ayrılmak isterse, yeni grup yöneticisi ÇOD yönetim kurulu tarafından
belirtilen kriterler ışığında seçilir.
• Yönetici, grubun tüm çalışmalarından sorumludur.
• Görev süresi dolan grup yöneticisinin yerine seçilen yeni yönetici, eski çalışma
grubuyla çalışmaya devam edebilir veya grubu yeniden oluşturabilir.
• Grup Sekreteri: Çalışma grubunun organizasyonel işleyişini kolaylaştırmak ve
idari süreçleri takip etmek amacıyla, Grup Yöneticisi kendi çalışma grubu üyeleri
arasından bir "Grup Sekreteri" belirler ve ÇOD Yönetim Kuruluna bildirir. Grup
sekreterinin görev süresi de grup yöneticisi ile eş zamanlıdır ve yöneticinin süresi
bittiğinde sekreterin görevi de tamamlanır.
MADDE 4: ÜYELİK ŞARTLARI, SEÇİMİ VE DEVAMLILIK
• Çalışma gruplarına dahil olmak için herhangi bir yaş veya süre sınırı yoktur.
Üyelerin uzmanlık eğitimini tamamlamış olması gerekir. Çalışma grubu üyesi
olmak için temel kural, Çocuk Ortopedisi Derneği üyesi olmaktır.
• Akademik ve klinik çalışmaları açısından gruba değer katacağına inanılan kişiler,
grup yöneticisinin önerisi ve dernek yönetim kurulunun kararı ile gruba dahil
edilebilir.
• Grup yöneticisi, uygun gördüğü takdirde ÇOD yönetim kurulunun onayını almak
şartıyla TC vatandaşı olmayan bir bilim insanını gruba dahil edebilir.
• Bir üye, ÇOD yönetim kurulu onayı olmak şartıyla en fazla iki çalışma grubuna
dahil olabilir.
• Üye seçimi için duyuru yapılıp başvurular kabul edilebileceği gibi, grup yöneticisi
uygun gördüğü kişilere doğrudan teklif de götürebilir.
• Gruba katılmak isteyen adaylar, grup yöneticisine kısa özgeçmişlerini ve
yayınlarını gösteren başvuru belgelerini yazılı veya dijital olarak göndermelidirler.
• Çalışma grubu yöneticisi, grubu oluşturacak diğer üyeleri dernek yönetim kurulu
ile istişare ederek belirler. Grup üye listesi ÇOD yönetim kurulu tarafından
onaylandıktan sonra grubun çalışma süresi başlamış kabul edilir; onaylanmadan
faaliyet gösterilemez. Üye eklenebilmesi veya çıkarılabilmesi de yine yönetim
kurulu onayına tabidir.
• Her çalışma grubunda dernek yönetim kurulundan en az bir üye olması gerekir.
• Üye, grup başkanları tarafından uygun görülmesi durumunda mükerrer defa
gruba dahil edilebilir. Ancak, çalışma grubu üyelerinin gruptaki statüsü 2 yılda bir
kendi başvuruları ile tekrar yenilenir. Yenileme başvurusu yapılmadığı takdirde
üye gruptan ayrılmış kabul edilir.
MADDE 5: ÇALIŞMA GRUPLARININ GÖREVLERİ VE İŞLEYİŞİ
• Çalışma grupları, yüzyüze veya dijital platformlar vasıtası ile toplantılar yaparak
çalışma planını oluşturur. Grubun çalışma planı ve faaliyetleri kayıt altına alınmalı
ve ÇOD yönetim kuruluna yazılı bildirilmelidir; onaylanmayan faaliyetler hayata
geçirilemez.
• Çalışma gruplarından kongre (Milli kongre, Çocuk Ortopedisi Kongresi) ve diğer
bilimsel toplantıların planlanması açısından destek istenebilir. Bunun yanı sıra
aktif olarak webinar organizasyonları, grup içi bilimsel toplantılar, çok merkezli
araştırmalar ve dernek sosyal medyası için içerik çalışmaları yürütmeleri beklenir.
• Çalışma gruplarından uluslararası toplantılarda ülkemizi temsil etmesi konusunda
destek istenebilir.
• Çalışma grupları ÇOD yönetim kurulunun onayını almak şartıyla yurtiçi/yurtdışı
(EPOS, POSNA vb.) diğer çalışma gruplarıyla işbirliği yapabilir.
• Toplum sağlığını geliştirme ve vatandaşların bilinçlendirilmesi amacıyla panel,
sempozyum, konferans düzenleme veya kitap/rehber hazırlama faaliyetleri
yürütülebilir, ancak bunun için ÇOD yönetim kurulundan onay alınması
zorunludur.
MADDE 6: RAPORLAMA, İŞLEYİŞİN TAKİBİ VE DENETİM
• İşleyişin Takibi ve Sekreterin Görevleri: Grubun belirlenen faaliyet planına
uygun çalışıp çalışmadığı ve genel işleyişin takibi Grup Sekreteri tarafından
yapılır. Planlanan toplantıların organize edilmesi, kararların yazılı olarak kayıt
altına alınması, grup üyeleri ile ÇOD Yönetim Kurulu arasındaki iletişimin
koordinasyonu ve istenen ara/dönem değerlendirme raporlarının taslaklarının
hazırlanmasında sekreter bizzat görevlidir.
• Yönetici, derneğe önceden belirlenen tarihlerde, bir yılda ikiden az olmamak
şartıyla grubun çalışmaları hakkında bilgilendirme yapar.
• Çalışma gruplarının performans değerlendirmesi amacıyla grup yönetiminden; yıl
sonunda o dönemin çalışmalarını özetleyen "Ara Değerlendirme Raporu", 2 yıllık
sürenin sonunda ise hedeflere ulaşılma durumunu gösteren "Dönem
Değerlendirme Raporu" hazırlamaları istenir.
• Planlanan toplantılara mazeret göstermeden ardışık üç kez katılmayan çalışma
grubu üyesi, gruptan çıkartılır. Üyelik vasfının devamı ve değerlendirilmesi bu
standartlara göre sağlanır.
MADDE 7: MALİ HÜKÜMLER
• Çalışma grubu yöneticileri yapılacak faaliyetlerdeki harcamalar için planlama
aşamasında Dernek Yönetim Kurulu'nun onayını almak zorundadır.
• Talepler, dernek bütçesi çerçevesinde yönetim kurulunca değerlendirilir ve gruba
geri bildirimde bulunulur. Çalışma grubu etkinliklerini hem bilimsel hem finansal
anlamda onaylandıktan sonra düzenleyebilir.
• Düzenlenen bilimsel toplantılar veya araştırmalar nedeniyle oluşan gelir ve gider
kayıtları çalışma grubu başkanı tarafından yapılır; dernek saymanlığınca ve
yönetim kurulu tarafından denetlenir.
• Faaliyetler nedeniyle oluşan kaynaklar ÇOD adına toplanır, dernek tarafından
yürütülür ve derneğin kurallarına uygun şekilde harcanır. Gelirler dernek dışında
bir organizasyona aktarılamaz.